Sayın Patronum;
Aşağıdaki şekil Stephen Covey’in ‘’Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı’’ kitabında bahsettiği zaman yönetimi matrisidir. Bu tablo bizim departmanımızın işleyişini çok güzel bir şekilde yansıtmaktadır.
Yöneticimiz bu tabloyu anlatıldığı gibi etkin olarak kullanabilse, departmanımızdaki pek çok sorun (uzayan mesailer sebebiyle yorgun ve bıkkın insanlar ve bu sebeple meydana gelen hatalar) çözülecek.
Gereksiz bir yığın mailleşme ile şu meşhur gereksiz telefon trafiği, işimizi çok fazla bölüyor. Sayın yöneticimizin ‘’bir gelir misin’’ aramaları günümüzü en çok bölen ve aslında görünmeyen iş kayıplarıdır. Bu konuyu biraz daha açmamda fayda var.
Yöneticimiz bizi arıyor, bir saniye bakar mısın diyor. Hemen geliyoruz diyerek gidiyoruz. Sanıyoruz ki çok önemli bir şey var. Gittiğimizde odasında çoğu zaman birisi oluyor ve boş boş 10 dk bekliyoruz. İşi bitiyor ve bize dönüp müşterimiz falanca beye ve hanıma şu maili attın mı diye soruyor. Attım diye cevap veriyorum. Tamam diyor.
Bunu bir maille halletmek yerine böyle yapmak, hem ciddi bir zaman kaybı oluyor hem de insan kendini önemsenmemiş hissediyor. Buna birde verimsiz geçmesine karşın yapılan sık departman toplantılarını da eklediğimizde ortaya çıkan manzarayı daha fazla anlatmama gerek yok diye düşünüyorum.
Yukarıdaki tabloda da görüldüğü gibi acil olmayan ama önemli olan konulara eğilebilsek 1. Kareye daha az zaman ayıracağız. Her zaman acil ve önemli işlerimiz olacak ama başarımız bunun yüzdesini nereye çekeceğimiz ile ilgilidir. 3. 4. Kareye zaman ayırarak değil.
Tüm bunları gerçekleştirmek için gerçekçi bir toplantı kültürümüzün oluşturulması, tüm personelin zamanını iyi kullanması ve kullandırılması, onlardan gelen fikirlere kulak tıkamayıp bu fikirlerin artmasını sağlamak başlangıçta yapılacak en doğru yaklaşımlar olacaktır...
ABD'deki büyük şirketlerin tepesindeki insanlara " siz zamanınızı nasıl yönetiyorsunuz " diye sorduklarında, zamanlarının %22'si birinci bölgede, yani acil işlerde, fakat %70 ini ise 2. bölgede harcadıklarını söylemişler. Aslında plan, program, önlem almaya ayrılacak zamanın artması, birinci bölgedeki acil ve plansız işlerin de azalmasına yol açacaktır.
YanıtlaSilMerhaba Hamdi Bey;
YanıtlaSilBu değerli yorum için çok teşekkürler...